São Paulo — Com a escalada de casos confirmados do novo coronavírus no Brasil (confira o mapa), a recomendação para evitar aglomerações e diminuir as chances de contágio levou muitas empresas a liberar seus funcionários para fazer home office.
A Revelo, empresa de tecnologia para recursos humanos, estabeleceu que toda a equipe trabalharia de casa nos próximos dias. Eles organizaram rotinas de marcação de ponto online, breves reuniões pela manhã para alinhar tarefas e implementaram um chat online.
A Thoughtworks, consultoria de tecnologia, já habituada com a rotina de trabalho remoto, também cancelou viagens de funcionários entre seus escritórios pelo Brasil e pelo mundo.
Para a Page Group, consultoria de recrutamento, a pandemia mudou a rotina de entrevistas, que passaram a ser realizadas por videoconferência para evitar o deslocamento e contato dos recrutadores e candidatos.
“Tenho visto empresas lidando de formas distintas, mas todas se preparando de alguma forma. As que tiveram casos identificados adotaram isolamento de funcionários e parada da operação momentaneamente para limpar o ambiente. Outras estão se preparando para fazer o mesmo e agir rapidamente”, diz Lucas Oggiam, diretor da Michael Page.
A Mastercard, que possui uma política de trabalho remoto, teve seu escritório fechado para higienização no dia 6, após um funcionário ter o diagnóstico positivo para o Covid-19. A empresa também firmou parceria com a Fundação Bill & Melinda Gates para alocar 125 milhões de dólares em financiamento para o desenvolvimento de tratamentos para a doença.
Confira aqui os direitos trabalhistas de quem for diagnosticado com o novo coronavírus.
Em nota, o Ministério Público do Trabalho salientou a importância do papel das empresas para gerir crises na saúde pública e lançou recomendações para os empregadores.
Segundo o órgão, além de fornecer lavatório com água e sabão e álcool em gel (com concentração 70%), uma medida de segurança é a flexibilidade de jornada, especialmente para trabalhadores com familiares doentes e com crianças que tiveram aulas, creche ou serviços de transporte cancelados.
O comunicado também chama a atenção para a prevenção entre prestadores de serviço e a negociação de acordos coletivos para abono de faltas sem a apresentação de atestado médico.
Como em qualquer crise, o papel da liderança no contexto atual é desafiador. Segundo a psicóloga Bela Fernandes, da consultoria Aylmer Desenvolvimento Humano, o líder deve ser lúcido e saber avaliar as prioridades.
“O líder precisa trabalhar com a questão da proteção à vida, inclusive no campo emocional dos funcionários, precisa ter uma inteligência superior sobre o que está acontecendo e ser um porta-voz da organização, pois nesse momento o nível de estresse e pânico pode surgir e isso impacta a produtividade mais até do que o próprio vírus”, diz a psicóloga.
Para o diretor da Michael Page, se toda a crise é uma oportunidade de aprendizado, a tendência é que as empresas tirem grandes lições com o experimento de trabalho remoto forçado pela pandemia.
“Temos operação na China, que chegou a ficar com o escritório fechado por 30 dias, e o mês de fevereiro, particularmente, foi muito bom e um recorde para alguns dos negócios”, comenta ele.
A Glassdoor, plataforma de recrutamento e avaliação de empresas, também estabeleceu a política de home office desde segunda-feira 9. Luciana Caletti, vice-presidente da companhia para a América Latina, conta que já era um benefício opcional da empresa, mas que se tornou obrigatório nos dez escritórios ao redor do mundo.
Comunicação é desafio
Para ela, algumas empresas e setores estão mais avançados e já haviam adotado ferramentas e estratégias de trabalho remoto antes da crise global com o novo coronavírus. Quem precisou adotar apenas agora terá alguns desafios. E Caletti acredita que a comunicação será o maior deles.
“O principal cuidado com o trabalho remoto é a comunicação, que não flui naturalmente do mesmo jeito que a presencial”, fala ela.
A vice-presidente avalia que é possível que exista um efeito de longo prazo, com um grande salto na adoção do home office pelas empresas após o choque cultural.
“Imagino que terá grande impacto para quebrar paradigmas e preconceitos que existiam dentro da cultura em relação a isso. Muitas empresas podem aprender e decidir que não funciona, outras podem decidir adotar para sempre”, comenta.
10 dicas para o home office
1. Com a necessidade de uma adaptação rápida, os empregadores devem ficar atentos à estrutura tecnológica que a empresa oferece ao funcionário, seja equipamentos adequados ou até mesmo o acesso à internet no domicílio. É viável para todos realizarem o trabalho de casa? É papel da empresa e dos gestores mapear possíveis dificuldades.
2. Depois, combinar com o time a melhor estratégia para comunicação, pensando em canais que supram todas as necessidades de trabalho. Muitos utilizam Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou mesmo o WhatsApp para manter o contato. É melhor combinar de acordo com o perfil dos funcionários, evitando a dificuldade de se adaptar a uma tecnologia desconhecida.
3. Se possível, priorizar as videochamadas e videoconferências para reuniões. Sem ver a expressão dos outros, muitos podem confundir a intenção das falas, o que gera ruídos na comunicação e desentendimentos.
4. A liderança deve dar o tom de como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com o choque cultural. Um cuidado especial é com a cobrança e com a administração do tempo: estar mais tempo online não significa que a equipe está mais presente ou produtiva. A dica é combinar entregas periódicas, seja no dia, seja na semana, para cada time.
5. Fazer breves reuniões para começar e finalizar o dia pode ser útil para a equipe ficar atualizada do contexto geral e tirar a sensação de isolamento. A medida também ajuda como aviso para marcar o fim do expediente, mostrando que não será cobrada uma resposta por mensagem ou e-mail do funcionário após certo horário.
6. Uma dica mais prática: manter a rotina normal. Mesmo em casa, é importante tirar o pijama e se arrumar como se fosse para o escritório. Claro, não precisa colocar terno e gravata ou jeans e tênis, mas é bom estar arrumado para o dia e para uma eventual videoconferência. A prática também ajuda a manter a confiança e evita a preguiça.
7. Não esqueça de cuidar da qualidade de vida: reserve momentos na agenda para levantar da mesa, caminhar pela casa, se alimentar e beber água. O ambiente sem interrupções facilita na concentração, então é necessário se atentar ao tempo de parada, que pode acabar negligenciado.
8. Uma dica de autoconhecimento: saiba qual é seu pico de produtividade e qual é a melhor dinâmica de trabalho. Algumas pessoas são mais produtivas de manhã e quando interagem com colegas. Outros preferem a tarde, ouvindo música e sem falar com ninguém. A flexibilidade do home office permite que o profissional entenda como é seu ideal de trabalho.
9. Para manter a humanidade do processo, também é recomendado ter atitudes um pouco mais informais para compartilhar experiências, como mandar foto da mesa de trabalho, foto do horário de almoço, fazer reuniões por vídeo no jardim de casa ou até mesmo combinar um happy hour online. O líder tem um papel importante aqui, mostrando iniciativas positivas que os colaboradores podem copiar.
10. A dica final é paciência e empatia: qualquer processo de mudança no trabalho exige um tempo para adaptação e terá desafios inesperados. No caso atual, preocupações com a saúde e o cenário incerto prejudicam a todos. Assim, é importante manter um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas sobre medidas que passem segurança aos funcionários sobre a evolução da pandemia, o modelo de trabalho remoto, as expectativas de produtividade e eventuais conflitos.
Como uma alternativa para cortar gastos e ao mesmo tempo flexibilizar o ambiente de trabalho, muitas empresas têm adotado e incentivado políticas de home office para seus funcionários. Agora, com a nova legislação trabalhista – que entra em vigor neste sábado (11/11) -, entre as dezenas de artigos que alteram o texto da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) há definições que formalizam e estruturam a disciplina do teletrabalho.
De acordo com levantamento da World at Work, de 2017, nos Estados Unidos, 89% das empresas norte-americanas já possuem políticas estruturadas para o home office. No Brasil, como a atividade não era regulamentada, muitas empresas não adotavam a prática por receios legais. Segundo estudo realizado pela SAP Consultoria, com a reforma, a previsão é que o teletrabalho cresça em torno de 15% ao ano.
Para muitos, trabalhar de casa oferece suas vantagens. Além de redução de custos com aluguel e estrutura para as empresas, funcionários encontram conforto em não ter que encarar, por exemplo, o trânsito de grandes cidades para chegar ao local de trabalho e, consequentemente, tendem a focar melhor em suas tarefas.
“A mensuração de resultados varia de caso a caso. Mas posso comentar um exemplo recente em um segmento nada tradicional em relação a flexibilidade: um órgão público aqui de São Paulo está utilizando as soluções Citrix desde abril deste ano”, afirma Luis Banhara, diretor geral da Citrix Brasil. A companhia de software desenvolve aplicações de virtualização da área de trabalho, incluindo aí aplicativos como o XenApp, XenDesktop e NetScaler. No projeto piloto, 30 dos 90 fiscais do órgão público receberam autorização para trabalhar de casa por até dois dias na semana. Segundo o coordenador do projeto, a produtividade da equipe aumentou de 15% a 40%.
Mas mesmo diante do potencial da adoção do home office, uma das grandes preocupações das companhias diz respeito ao controle de informações. Em um ambiente de trabalho à distância, como ter certeza de que dados sigilosos não ficarão vulneráveis a ciberataques ou ainda ao compartilhamento indevido dos mesmos? À sombra de mega ataques como o WannaCry, Petya e o mais recente Bad Rabitt, empresas têm visto a urgência de aumentar os investimentos em TI.
“Adotar o teletrabalho está intimamente ligado a uma decisão estratégica dentro da empresa. Porque você tem um conjunto de talentos e a questão é como melhor dispor esses talentos, como entregar as ferramentas corretas para que esse talento possa ser produtivo e para que ele possa também te ajudar nessa perspectiva da matriz de custos que a empresa quer ter”, argumenta Banhara. Para o executivo, a tecnologia, então, se apresenta como o grande viabilizador do home office. “Se o empregador utilizar as ferramentas certas, ele não perde o controle sobre as atividades que o funcionário desenvolve e garante a segurança dos dados da empresa”, pontua.
A Sobratt – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividade tem acompanhado a discussão dos aspectos jurídicos da modalidade. “Toda novidade traz inseguranças até ser completamente entendida”, ressalta Wolnei Tadeu Ferreira, presidente da Sobratt.
Diante de muitas dúvidas e controvérsias a respeito do tema, a Sobratt e a Citrix se uniram para comentar e esclarecer alguns pontos, que vão desde infraestrutura e obrigações das empresas e funcionários quanto a preciosismos referentes à segurança da informação. Confira, no texto a seguir.
1. A empresa precisa fornecer infraestrutura para realizar o trabalho remoto?
Depende. Ainda é um consenso que os custos efetivos pagos pelo trabalhador são os que não são mensuráveis de maneira direta, como água, luz, espaços utilizados da residência do próprio trabalhador. Já os gastos adicionais necessários à realização dos serviços devem ser bancados pela empresa.
“A minha leitura é que os custos efetivos pagos pelo trabalhador são os que não são mensuráveis de maneira direita, como água, luz, móveis utilizados da residência do próprio trabalhador. Já os gastos adicionais necessários à realização dos serviços devem ser bancados pela empresa”, afirma Wolnei Tadeu Ferreira.
2. A empresa não precisa controlar horários nem pagar horas extras?
Depende. O controle do trabalho será por tarefas e não por hora trabalhada então não haverá necessidade de pagamento de horas extras, salvo se o monitoramento da atividade for exigível.
“A lei reconhece que não há necessidade de controlar horário. O importante mesmo é acompanhar a produtividade dos colaboradores. Com mais flexibilidade, eles podem trabalhar a qualquer hora, sem se preocupar com trânsito, falta dos dados ou dos aplicativos empresariais”, afirma Ferreira
3. Funcionário em trabalho remoto não desligará nunca?
Não é verdade. Funcionário será mensurado pela sua produtividade e não pelas horas trabalhadas.
“Manter uma rotina de trabalho semelhante à do escritório ajuda na organização de quem está trabalhando à distância. Mas também é necessário usufruir de um hobby ou de atividades físicas para equilibrar a vida pessoal e profissional. Além disso, é essencial que a família do funcionário que está fazendo home office entenda que ele possui tarefas para entregar e uma jornada para cumprir nas dependências de casa”, comenta Banhara.
4. Legalmente, o empregado em trabalho remoto é responsável por vazamento de informações da empresa?
Sim. Ransonwares fizeram milhões de vítimas este ano por falha de atualização do Windows. As empresas passam a ser responsáveis pela atualização dos softwares em dispositivos pessoais dos usuários. A segurança da informação tem que controlar isso, mesmo no trabalho presencial.
5. A empresa fica mais vulnerável a vazamentos de informações com trabalhadores remotos?
Depende. Se não houver uma preocupação da empresa com os dados, pode haver vulnerabilidades. O segredo é não focar no dispositivo (porque o colaborador pode estar com software de segurança desatualizado ou o dispositivo pode ser roubado) e sim focar na segurança dos dados. Devem ser criadas políticas de acesso individualizadas, com várias ferramentas de controle de acesso e identificação.
6. A empresa que oferece opção de trabalho remoto possui melhores índices de retenção de talentos?
Sim. Segundo o Estudo Oxford, esta é uma das melhores formas de reter talentos com 83% das respostas.
“Os ‘novos’ trabalhadores estão cada vez mais exigentes e buscando equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Hoje, reter talento é uma das tarefas mais difíceis dos administradores”, afirma Banhara.
7. Tecnologias de mobilidade são viabilizadoras do trabalho remoto.
Sim. Elas endereçam as principais questões corporativas como controle de produtividade, segurança dos dados e flexibilidade para os colaboradores.
“Hospital das Clínicas de São Paulo conseguiu reduzir o tempo dos atendimentos ao público com a virtualização, mesmo com números expressivos: 124 mil consultas ambulatoriais e outros 60 mil atendimentos só na farmácia que fornece os medicamentos gratuitos à população, exemplifica Banhara.
8. O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades especificas não descaracteriza o home office.
Verdade. A própria legislação (arts. 75-A a 75-E da Lei 13.467/2017) prevê esta situação, pois em muitos casos é necessário que o empregado compareça à empresa para reuniões, treinamentos, confraternização e outras atividades, o que não descaracteriza o teletrabalho.
“Apesar de trabalhar remoto, há momentos que o olho no olho é necessário. Cada empresa pode definir as regras para o trabalho remoto”, afirma Ferreira.
9. No home office, a empresa não possui a mesma responsabilidade no que diz respeito à Medicina e Segurança do Trabalho.
Não é verdade. A nova legislação passa a exigir que, nesses casos, o trabalhador seja ostensivamente orientado pela empresa quanto às normas de segurança, devendo fazê-lo conforme seja a atividade e o cargo a ser ocupado.
“Continua sendo responsabilidade da empresa zelar pela segurança do colaborador, ele trabalhando de casa ou no escritório”, comenta Ferreira.
10. Profissionais que optam por home office terão seus benefícios como vale alimentação e vale transporte reduzidos?
Mito. O vale transporte, devido nos deslocamento residência-empresa e vice-versa, continua sendo devido quando o empregado tiver que se deslocar para a empresa ou para alguma outra atividade a serviço. No caso do vale-alimentação, se isso for uma obrigação prevista em norma sindical, não poderá ser subtraída ou reduzida, salve se houver previsão na própria norma neste sentido. Do contrário, o benefício deve ser mantido. Caso o benefício seja espontâneo pela empresa, sua eliminação ou redução poderá trazer uma injusta diferenciação para quem trabalha em Home Office, sendo necessário que a empresa avalie bem se esta situação seria estratégica.