A hora correta depende do nível de amadurecimento organizacional da companhia, seus objetivos de informação e as exigências do mercado
Ficou no passado o tempo que pequenas e médias empresas tinham distintas obrigações fiscais em relação às grandes companhias. O que vemos hoje são corporações de pequeno e médio portes envolvidas com as demandas de adequação do e-Social, SPED Contábil e SPED Fiscal. Nesse novo cenário, mesmo as pequenas e médias precisam prestar contas e para fazer isso com mais agilidade e segurança, o uso da tecnologia é um caminho inevitável e sem volta.
Mas, antes de definir as soluções adequadas para o seu negócio, uma série de questionamento deve ser feita pelos empresários, que precisam de respostas antes de decidir o investimento a ser realizado, por exemplo: O que devo considerar antes de fazer o investimento? Quanto o uso da tecnologia vai agilizar os processos da minha instituição? Como saber quanto investir? Que conta fazer para calcular os investimentos feitos versusretorno oferecido? A equipe está pronta para fazer uso da tecnologia?
O que sabemos é que com o avanço da tecnologia, principalmente com o desenvolvimento da computação em nuvem (Cloud Computing), o valor do investimento em soluções de TI vem caindo, e por isso está mais acessível para as PMEs. Ao dispensar a aquisição de servidores e do investimento em mão de obra especializada, já que tudo fica concentrado em grandes provedores, há uma redução significativa nos aportes que as companhias necessitam fazer para estarem conectadas.
Se a escolha do empresário for a Cloud Computing, o passo seguinte é a definição de um software de gestão que atenda as demandas e, nesse momento, cabe a cada um determinar porque quer implementar um software.
Quando faço essa pergunta, a maioria dos empresários tem a resposta na ponta da língua: “Para organizar a empresa”. Para todos eu digo sempre que o software não organiza a companhia, mas que é uma ferramenta de trabalho importante para agilizar os processos.
Assim, se não existem os processos na corporação como eles podem ser agilizados? O caminho mais correto na implantação de um ERP, por exemplo, é mapear os processos da organização e verificar a aderência, ou seja, o quanto o software atende esses processos. A melhor solução é aquela que se encaixa nos procedimentos da empresa.
Quando apresentamos um ERP, a tendência do gestor é a de querer implementar todas as funcionalidades existentes, porém, o software é uma ferramenta – ele por si só não funciona sem a parte mais importante, o usuário final. Ele é o responsável direto pelo sucesso ou fracasso de uma implantação, pois, se a ferramenta não for adequada, a utilização ficará comprometida.
O momento correto para se investir em TI depende do nível de amadurecimento organizacional da companhia, seus objetivos de informação e as exigências do mercado e das instituições.
Para as empresas que se relacionam no mercado, é facilmente identificável aquelas que têm um nível organizacional elevado e as que não têm. Uma instituição de alto nível organizacional tem seus processos bem definidos e suas regras conhecidas pelos parceiros e colaboradores.
Já para aquelas que não têm seus processos bem definidos, ou seja, com baixo nível organizacional, fica difícil a implantação de qualquer software, a menos que a empresa despreze seus métodos, mesmo que empíricos, e assuma o workflow padrão do software, o que pode ser muito perigoso para o negócio.
A grande dica é: olhe para o seu negócio e veja o que realmente sua organização precisa, onde quer chegar e como a adoção da tecnologia pode ajudá-lo em seu dia a dia. Não se esqueça de verificar se sua equipe está pronta para a tecnologia e se precisa investir em treinamentos. Com essas informações na mão, você terá condições de escolher as melhores soluções para o seu negócio.
Fonte:ComputerWold