Citis | Sete passos para Colaboração Segura

Como oferecer a profissionais com múltiplas tarefas as ferramentas de que eles precisam para colaborar entre si de modo efetivo e, ao mesmo tempo, impedir o vazamento de informações e a perda de dados?

Essa é a pergunta que ouvimos com muita frequência nas empresas, especialmente em setores sujeitos à regulamentações. E foi essa a questão que nos motivou a conduzir recentemente uma pesquisa, publicada pela Hurwitz & Associates.

Em nosso documento “Colaboração Corporativa: como evitar o dilema produtividade X controle” descobrimos que 49% das organizações pesquisadas bloqueiam atualmente os aplicativos de compartilhamento de arquivos do consumidor, como o Dropbox, o Box ou o YouSendit, e mais da metade delas não contam com ferramentas para compartilhamento de informações com segurança fora de seus firewalls.

Ter uma estratégia para uma colaboração empresarial segura garante uma maior produtividade e eficiência, ao mesmo tempo em que oferece proteção contra riscos legais e à segurança. Veja os sete passos recomendados detectados na pesquisa da Hurwitz & Associates:

1.Compreenda quais as ferramentas de colaboração que já estão sendo usadas. Conduza uma auditoria nesse sentido, incluindo quais recursos são empregados e por quais motivos.

2.Identifique os casos de emprego e os requisitos específicos dos usuários para garantir que a sua solução de colaboração seja eficiente, de acordo com as necessidades de sua empresa. Compreenda quais ambientes apresentam a maior probabilidade de exigir o compartilhamento de dados confidenciais. Certifique-se também de que a solução atenderá a esses requisitos de segurança.

3.Ofereça aos funcionários uma solução que atenda às necessidades deles e que também satisfaça os requisitos da empresa em relação à segurança e ao controle. Depois de compreender as demandas atuais de colaboração da empresa e quais as ferramentas em uso no momento, implemente uma solução capaz de oferecer aos usuários a liberdade para compartilhar, sem o comprometimento da visibilidade e do controle por parte da empresa.

4.Coloque o usuário final em primeiro lugar. A solução de colaboração deve ser aceita por toda a empresa ou será impossível alcançar o nível desejado de segurança e controle. Para alcançar esse nível de aceitação, a solução precisa ser fácil de usar e de simples provisionamento e implantação.

5.Nunca comprometa nem a segurança nem o controle. É possível o equilíbrio entre agradar os usuários finais com um produto simples e elegante, e garantir um padrão rigoroso em relação à segurança e ao nível de controle. Recursos como o DRM (Digital Rights Management ou gerenciamento digital de direitos) bem, como a capacidade de controlar o acesso no nível de arquivos individuais podem ser encontrados em soluções de fácil uso.

6.Mantenha o controle do tempo de vida útil dos documentos. Lembre-se de que mesmo se um arquivo for compartilhado fora do firewall, ele sempre permanecerá sob seu controle. Ter o controle do tempo de vida útil para que um arquivo possa ser cancelado conforme sua vontade, ou em uma data predeterminada, é um requisito essencial.

7.Vá além do compartilhamento. A colaboração efetiva exige muito mais do que o simples compartilhamento de documentos. As equipes da empresa precisam estar aptas a trabalhar de forma colaborativa com as informações circulando em fluxos simples de trabalho, enquanto tarefas e funções são gerenciadas com facilidade.

Agora é o momento de saber quais desses passos a sua empresa já deu para garantir uma colaboração corporativa segura.