Talvez você não saiba mas pode estar sobre um campo minado pronto para explodir a qualquer momento. Basta um movimento em falso, um funcionário insatisfeito ou um concorrente sem ética e anos de trabalho e poupança podem ir para o lixo.
Além disso, o nome da sua empresa pode ser jogado na lama, sua credibilidade conquistada com suor por anos, pode ser perdida e o emprego de várias pessoas pode ser colocado em risco.
Mais de 60% das empresas no Brasil estão correndo este risco e este artigo é justamente para mostrar como identificar as minas, desarmá-las e blindar o seu ambiente para que ninguém mais coloque em risco sua empresa. Sugiro inclusive que este texto seja compartilhado com a sua diretoria e se possível, com o dono de sua empresa.
Todas as empresas hoje são completamente dependentes de alguns softwares de informática. É praticamente impossível encontrar uma empresa que não use o Windows como sistema operacional, por exemplo. Fora outros softwares muito comuns no ambiente corporativo tais como o pacote Office, Photoshop, Corel, Antivírus, AutoCAD e etc. Todos estes softwares são considerados propriedade intelectual de seus desenvolvedores e seu uso somente é permitido através de um contrato de licenciamento de uso.
O que acaba sendo rotina nas pequenas e médias empresas no Brasil, é a total falta de planejamento e controle sobre o uso de software. Não há por exemplo, e em muitos clientes já verificamos isso, uma política que impeça ao usuário de sua rede, fazer uma instalação não autorizada de software. Com isso muitas empresas acabam utilizando software de forma irregular, sem contrato de licenciamento e colocando em risco a sua operação.
Segundo o site da ABES ( Associação Brasileira de Empresas de Software ), o uso de software não licenciado pode acarretar uma multa de até 3.000 o valor de cada software irregular, além de ser considerado crime e punível com pena de detenção de 6 meses até 4 anos. Todos os envolvidos respondem ao processo. Do usuário, passando pelo gestor de TI até o dono da empresa.
“Mas a minha empresa fica no interior do Brasil, nem asfalto tem aqui. A Microsoft não vai vir aqui fiscalizar ?”
Esta frase fazia um pouco de sentido no passado quando a Microsoft tinha um time de fiscalização muito pequeno e que acabava focando nas grandes empresas. Isso mudou este ano.
A Microsoft contratou um monte de gente em várias partes do Brasil para conseguir fiscalizar em qualquer cidade. Além disso, a ABES e BSA, que são as únicas entidades que podem fazer a fiscalização de software no Brasil, se uniram e lançaram um portal para denúncia anônima que pode ser acessado no link denunciepirataria.org.br. Através deste portal, qualquer um pode denunciar uma empresa. Junto com a criação do portal de denúncia, foi criada uma campanha em massa nas principais mídias do país divulgando o portal.
A questão agora não é mais se a sua empresa vai ser fiscalizada e sim quando ela vai ser fiscalizada. Várias empresas tem nos procurado às pressas para legalizar seus softwares pois já sofreram algum tipo de fiscalização. Isso mostra que a ação da Microsoft está efetiva e em breve vai alcançar a sua empresa.
O ideal é ter uma metodologia de controle e compra de software. A Microsoft possui uma metodologia que ela mesmo criou chamada SAM ou Microsoft Software Asset Management, que nada mais é que um conjunto de processos para gerenciar e otimizar o seus recursos de software.
Independente de sua empresa contar com uma consultoria externa, você mesmo pode tomar algumas providências que irão ajudar a proteger a sua empresa.
1º PASSO
Faça um inventário completo de sua infraestrutura. Existem alguns softwares que podem te ajudar nessa missão. Nós indicamos 02 produtos, sendo um gratuito e outro pago.
O primeiro software que indicamos para rodar o seu inventário é o MAP Tool que é uma excelente ferramenta de inventário produzida pela Microsoft. Outra ferramenta muito boa, porém paga é o System Center da Microsoft.
2º PASSO
Com o relatório de inventário em mãos, chegou a hora de cruzar essas informações com o seu extrato de licenciamento, que pode ser obtido no site VLSC da Microsoft. Além de notas fiscais de compra para o caso de produtos comprados junto com as máquinas (OEM) ou caixinhas (FPP).
Este trabalho é manual mesmo não tem jeito. Com ele você vai identificar se existe alguma diferença entre o que foi comprado (licenciado) com o que está instalado.
Guarde todos estes documentos em um lugar de fácil acesso, pois no caso de uma fiscalização, você já fez o trabalho de casa e não terá aborrecimentos.
Segue uma série de dicas que consideramos úteis e que podem ajudar a reduzir os custos de licenciamento.
Prefira sempre um contrato de licenciamento por volume ao invés de compra de caixinhas. Nos contratos de licenciamento por volume você tem somente uma chave de instalação para todo o software comprado. Isso gera menos custos de gerenciamento.
Os contratos de volume Open Value e Open Value Subscription oferecem mais benefícios e facilidades de gerenciamento. O ideal é sempre ter um contrato deste tipo como guarda chuva. Isso reduz seus custos de compra.
Se sua empresa declara o imposto de renda como Lucro Real, prefira a modalidade de contrato Open Value Subscription. Nesta modalidade o custo de licenciamento pode ser compensado no imposto de renda.
Mantenha algum software de inventário em funcionamento em sua rede. Existe um ditado que diz “Quem não mede não gere”.
Limite seu usuários através de políticas de rede não permitindo nenhuma instalação de software. Crie uma política de solicitação de software de forma que o usuário comprove o porquê precisa de determinado software.
No mais, podem contar com a CITIS para ajudar a sua empresa nas compras de licenciamento Microsoft.