Os 10 melhores novos recursos de reunião do Microsoft Teams

Foto: Divulgação/Microsoft

Ao longo do último ano, a Microsoft adicionou uma série de novos recursos ao Teams, seu hub de bate-papo e videoconferência, focado em melhorar as videoconferências com colegas de trabalho e outros colegas. Aqui está um resumo dos principais novos recursos a serem conhecidos e como usá-los.

Observe que este guia se refere ao aplicativo de área de trabalho do Microsoft Teams para Windows e macOS incluído nas assinaturas de negócios e educação do Microsoft 365/Office 365. Alguns desses recursos não são oferecidos na Web ou em aplicativos móveis ou em versões de consumidor do Teams, incluindo a versão gratuita.

Salas de descanso

As salas de descanso são basicamente salas de mini-reuniões associadas a uma reunião maior. Cada sala de reunião tem a maioria dos recursos usuais de reunião, incluindo feeds de áudio e vídeo dos participantes, um painel de bate-papo e recursos de compartilhamento de tela.

Se você tiver uma equipe pequena que precisa falar e apresentar em uma reunião, eles podem se beneficiar da preparação e conferência entre si em uma sala separada durante a reunião principal. Em outro cenário, você pode colocar todos os participantes da reunião em salas de discussão para facilitar as discussões em pequenos grupos antes de trazer todos de volta à reunião principal.

As salas temáticas permitem discussões em pequenos grupos, além de reuniões maiores do Teams (Reprodução/Computerworld)

Para configurar salas de sessão de grupo, você deve ser um organizador de reunião ou um apresentador com privilégios de gerente de sala de reunião de grupo. Durante uma reunião, você pode acessar esse recurso clicando no ícone ‘Salas de descanso’ [Breakout rooms] (um quadrado menor em cima de um quadrado maior) no canto superior direito da janela da reunião. Isso abrirá um painel onde você pode criar uma ou mais salas de sessão de grupo e atribuir manualmente as pessoas na reunião para elas ou fazer com que as atribuições sejam feitas automaticamente.

Como alternativa, você pode configurar salas de sessão de grupo antes de uma reunião, abrindo o convite de reunião no Teams e selecionando Salas de sessão de grupo > Criar salas [Breakout rooms > Create rooms]

Os gerentes das salas também podem renomeá-las, definir limites de tempo para as sessões de apoio, entrar e sair de várias salas, enviar anúncios e muito mais. Para obter detalhes, consulte a página de suporte da Microsoft sobre como configurar e gerenciar salas de sessão de grupo ou salas de descanso.

Quadro branco aprimorado

O Teams há muito se integra ao aplicativo Whiteboard da Microsoft para que os participantes da reunião possam colaborar em um quadro branco virtual compartilhado em tempo real. Os membros da equipe podem adicionar texto, imagens, diagramas, notas, esboços e muito mais a um quadro. A versão recentemente renovada deste aplicativo adiciona uma série de melhorias, incluindo mais de 40 novos modelos, a capacidade de inserir imagens e documentos, ícones de reação e vários aprimoramentos de ferramentas de tinta.

Para iniciar o aplicativo Whiteboard durante uma reunião: No canto superior direito da janela da reunião, clique no ícone ‘Compartilhar conteúdo’ [Share content] (seta para cima). No painel que se abre, clique em ‘Microsoft Whiteboard’.

Fora de uma reunião, você pode adicionar o aplicativo Whiteboard a qualquer um dos seus canais do Teams. (Pode ser útil trabalhar em um quadro branco antes ou depois de uma reunião.) Abra o canal e clique no ícone ‘+’ na parte superior do canal. No painel ‘Adicionar uma guia’ [Add a tab] que é aberto, clique no ícone do quadro branco [Whiteboard]. Outro painel será aberto onde você digita um nome para o quadro branco. Clique no botão ‘Salvar’ [Save] no canto inferior direito e seu novo quadro branco será adicionado a este canal.

Você também pode adicionar um quadro branco a um bate-papo. Abra o bate-papo. O quadro branco pode já estar listado como uma guia na parte superior da janela de bate-papo. (Ou pode ser necessário clicar em ‘Mais’ [More] para abrir um pequeno menu que lista o Whiteboard nele.) Se Whiteboard estiver listado como uma guia, clique nele para iniciar o aplicativo Whiteboard no bate-papo. Se não estiver listado em nenhum lugar na parte superior do seu bate-papo, clique no ícone ‘+’ e siga as mesmas etapas acima para adicionar um quadro branco a um canal.

Transcrição ao vivo

O Teams oferece há muito tempo transcrições de texto de reuniões gravadas após o término das reuniões. Outro recurso útil de longa data é a legendagem de texto orientada por IA que mostra o que os participantes da reunião estão dizendo em tempo real. Um recurso de transcrição ao vivo mais recente combina esses dois recursos, oferecendo uma barra lateral de transcrição que mostra tudo o que foi dito em uma reunião, completo com atribuição de orador.

Uma transcrição de reunião ao vivo pode ajudar os participantes a acompanhar tudo o que foi dito em uma reunião (Reprodução/Computerworld)

As transcrições ao vivo podem ajudar aqueles que não ouvem bem ou que não são completamente fluentes no idioma falado na reunião. E qualquer um que chegue atrasado a uma reunião ou esteja momentaneamente distraído pode se atualizar rapidamente rolando de volta pela barra lateral de Transcrição [Transcript]. A transcrição completa está disponível após o término da reunião para convidados que perderam a reunião ou participantes que desejam revisar o que foi dito.

Para iniciar a transcrição ao vivo em uma reunião, clique no ícone de três pontos Mais ações no canto superior direito da janela da reunião e, no menu que se abre, clique em Iniciar transcrição. Os participantes da reunião verão uma notificação informando que a reunião está sendo transcrita.

Como alternativa, se você gravar uma reunião – clique no ícone ‘Mais ações’ [More actions] e selecione ‘Iniciar gravação’ [Start transcription] -, a transcrição ao vivo será ativada automaticamente ao mesmo tempo. Os participantes da reunião verão uma notificação informando que a reunião está sendo gravada e transcrita.

Atualmente, o Teams oferece suporte à transcrição ao vivo em 28 idiomas. Se todos na reunião estiverem falando um idioma diferente do inglês, você poderá alterar o texto transcrito para o que eles estão falando. Clique no ícone de três pontos na parte superior da barra lateral Transcrição [Transcript], selecione ‘Alterar idioma falado’ [Change spoken language], selecione um idioma diferente e clique em ‘Confirmar’ [Confirm].

Após a reunião, a transcrição estará disponível para download no evento da reunião no calendário.

A transcrição ao vivo deve ser permitida pelo administrador do Teams. Para obter mais detalhes, consulte a página de suporte da Microsoft sobre transcrições ao vivo no Teams.

Colocando pessoas em destaque

Os organizadores e apresentadores de reuniões podem “destacar” certos participantes da reunião – por exemplo, em uma reunião de toda a empresa onde alguns líderes são frequentemente chamados. Quando você destaca alguém, seu feed de vídeo é exibido com destaque na janela da reunião para todos os participantes, basicamente fixando-o em uma posição de destaque na tela. Até sete pessoas podem ser destacadas por vez.

Você pode destacar determinados participantes para todos na reunião (Reprodução/Computerworld)

Para destacar alguém, clique com o botão direito do mouse no vídeo da pessoa (ou no seu) e selecione ‘Destaque’ [Spotlight] no menu que se abre. (Se o vídeo de pelo menos uma outra pessoa já tiver sido destacado, esta opção dirá ‘Adicionar destaque’ [Add spotlight].)

Como alternativa, você pode selecionar o ícone ‘Mostrar participantes’ [Show participants] (com duas pessoas) na parte superior da tela para ver uma lista de todas as pessoas na reunião. Clique com o botão direito do mouse no nome de uma pessoa e selecione ‘Destaque’ [Spotlight] no menu que se abre.

Para remover uma pessoa de um destaque, clique com o botão direito do mouse no vídeo e selecione ‘Parar destaque’ [Stop spotlighting] no menu que é aberto. Você pode parar de destacar todos na lista de participantes em ‘Mostrar participantes’ [Show participants].

Observe que o recurso não está disponível se a visualização dos feeds de vídeo de todos estiver definida para o modo “Galeria grande” ou “Juntos”. Além disso, se sua reunião estiver sendo gravada, o vídeo destacado de uma pessoa não aparecerá como destaque na gravação final.

Visualização de grade do PowerPoint e muito mais

Há uma maneira aprimorada de apresentar um documento do PowerPoint em uma reunião, onde você pode mostrar slides específicos sem não precisar percorrer todos eles. No canto superior direito da janela da reunião, clique no ícone ‘Compartilhar conteúdo’ [Share content] (seta para cima). No painel que se abre, role até a seção “PowerPoint Live” e clique em ‘Procurar no OneDrive’ [Browse OneDrive] ou ‘Procurar no meu computador’ [Browse my computer], o que tiver o documento do PowerPoint que você deseja apresentar.

Depois que o documento do PowerPoint for carregado, você verá o slide que está sendo apresentado aos participantes da reunião na área principal da tela, com uma faixa de miniaturas para outros slides na parte inferior da janela. Você pode clicar em qualquer miniatura para ir diretamente para esse slide.

Abaixo do slide que está sendo apresentado, há um ícone de exibição em Grade [Grid view] (com vários quadrados). Clique neste ícone ou pressione a tecla “G” e as miniaturas dos slides serão organizadas em uma grade. Você pode clicar em uma dessas miniaturas para apresentá-la às pessoas na reunião.

Os participantes da reunião que assistem a uma apresentação do PowerPoint Live no Teams também têm um ícone de exibição em Grade; eles podem usá-lo para pular para qualquer slide no deck e clicar no ícone ‘Sincronizar com o apresentador’ [Sync to Presenter] para retornar ao slide que está sendo apresentado.

Para obter mais detalhes sobre o modo de exibição de grade e o PowerPoint Live, consulte a página de suporte da Microsoft sobre como compartilhar slides do PowerPoint em uma reunião do Teams.

Outra novidade é a capacidade de parar de apresentar um deck de PowerPoint e continuar de onde parou mais tarde na mesma reunião – útil para quando você deseja interromper uma apresentação longa com um apresentador ou atividade diferente.

Modo apresentador

Esse recurso reúne seu feed de vídeo e o documento ou imagem que você está apresentando para outras pessoas na reunião para ver de três maneiras:

• ‘Destaque’ [Standout] remove o plano de fundo atrás de você e o substitui pelo conteúdo que você está apresentando.
• ‘Repórter’ [Reporter] coloca o conteúdo acima de seu ombro direito em um layout como o que você vê no noticiário da TV quando um âncora está na tela.
• ‘Lado a lado’ [Side-by-side] é simplesmente seu feed de vídeo e o conteúdo que você está apresentando um ao lado do outro.

O modo apresentador combina seu feed de vídeo com o conteúdo que você está apresentando (Reprodução/Computerworld)

No canto superior direito da janela da reunião, clique no ícone ‘Compartilhar conteúdo’ [Share content] (seta para cima). Sob o título “Modo de apresentador” [Presenter mode] na parte superior do painel que se abre, clique no ícone do seu modo de apresentador preferido.

Para iniciar sua apresentação, escolha um item em “Tela” [Screen] ou “Janela” [Window] no painel. (O modo de apresentador não funciona atualmente com apresentações do PowerPoint, embora a Microsoft diga que esse recurso está chegando no futuro.)

Para obter mais detalhes, consulte a página de suporte da Microsoft sobre como usar os modos de apresentador.

Conteúdo da câmera

Esse recurso aprimora a imagem de um objeto em sua sala, como um quadro branco, livro ou documento em papel, para que as pessoas em sua reunião possam vê-lo com mais clareza. Ele também inclui um efeito especial para fazer você parecer ligeiramente transparente quando seu corpo, braço ou mão estiver na frente do quadro branco ou de outro objeto ou sobre o documento.

Use o recurso “conteúdo da câmera” para aprimorar quadros brancos ou outros materiais escritos (Reprodução/Computerworld)

No canto superior direito da janela da reunião, clique no ícone ‘Compartilhar conteúdo’ [Share content] (seta para cima). No painel que se abre, clique em ‘Conteúdo da câmera’ [Content from camera] e escolha Quadro em branco [Whiteboard], Documento [Document] ou Vídeo. (O vídeo é para mostrar demonstrações de produtos ou outra ação ao vivo.) Em uma janela de visualização, você será instruído a apontar a câmera do seu dispositivo ou uma câmera externa conectada para o quadro branco ou documento. Quando seu quadro branco ou documento entra em foco, esse recurso aumenta a legibilidade das palavras e imagens nele. Você pode clicar no botão ‘Compartilhar’ [Share] para apresentá-lo às pessoas em sua reunião.

Para obter mais detalhes, consulte a página de suporte da Microsoft sobre como compartilhar quadros brancos e documentos por meio de sua câmera.

Monitor de qualidade da chamada

Se o áudio ou vídeo da sua reunião estiver irregular ou falhando, você pode verificar qual pode ser a causa. Na parte superior da janela de chamada, clique no ícone de três pontos ‘Mais ações’ [More actions]. No menu que se abre, clique em ‘Saúde da chamada’ [Call health]. Uma barra lateral aparecerá à direita mostrando os status técnicos de sua rede, áudio, vídeo e compartilhamento de tela. Para obter detalhes sobre como ler as estatísticas de integridade da chamada, consulte a página de suporte da Microsoft sobre como monitorar a qualidade da chamada e da reunião no Teams.

Atalhos de teclado para levantar a mão virtual

O recurso “levantar a mão” do Teams permite que os participantes da reunião sinalizem ao anfitrião que têm uma pergunta ou comentário sem interromper o orador. Em 2021, a Microsoft adicionou um atalho de teclado para tornar isso mais rápido.

Para levantar ou abaixar a mão e ver quem mais levantou a mão, pressione Ctrl-Shift-K no Windows ou ?-Shift-K no macOS. Para que seu leitor de tela leia em voz alta uma lista de outras pessoas que estão levantando a mão, clique em Ctrl-Shift-L no Windows ou ?-Shift-L no macOS. (Veja mais atalhos de teclado do Microsoft Teams.)

Recapitulações da reunião

Após o término de uma reunião, você pode encontrar um resumo dela no grupo de bate-papo criado automaticamente para a reunião. Na barra lateral esquerda do aplicativo Teams, clique no ícone ‘Bate-papo’ [Chat]. Na segunda coluna, procure o título da reunião finalizada e clique nele.

A janela de recapitulação inclui o texto do bate-papo, as anotações feitas e os arquivos compartilhados durante a reunião, bem como uma gravação e transcrição de vídeo, caso tenham sido criadas. Se você for o organizador da reunião, um relatório de participação também será incluído; ele pode ser baixado como um arquivo .csv.